«Madre mía, quedan dos días y mira cómo estamos…»
…¿Cuántas veces habremos dicho esta frase los que hemos trabajado en la organización de un evento? Seguro que montones, tantas como eventos hayamos preparado. Y es que esa adrenalina, esos nervios y ese nudo en el estómago que se sienten a pocas fechas de «estrenar» son únicos. Molestos, placenteros, agobiantes, divertidos… todo a la vez. Y los echamos de menos.
El maldito coronavirus se lo ha llevado todo por delante, dejándonos con una sensación de aquello que llaman miembro fantasma: sigues pensando que están ahí, pero cuando intentas tocarlos no los encuentras. En nuestro caso, este 2020 nos traía la presentación de Disney+ en España, el estreno de «Patria» para HBO, el lanzamiento de varios productos de Google, la puesta de largo del teléfono flagship de realme, el Summit anual de DE-CIX en Madrid… y aunque en algunos de los casos hemos conseguido seguir adelante a base de creatividad y alternativas, nos ha dejado la misma sensación que deben tener esas maletas que se quedan dando vueltas en la cinta del aeropuerto esperando a que alguien las recoja.
Sin embargo, si algo bueno tiene nuestro sector es que no se para. Las marcas quieren seguir siendo relevantes, quieren seguir contando lo que hacen y quieren seguir presentando sus productos, y lo que en condiciones normales habría sido un: «vale, vamos a buscar un sitio que se adapte a lo que necesitamos y empezamos a trabajar con los proveedores para tenerlo todo preparado», ahora es más bien: «bueno, no te preocupes que vamos a pensar en opciones. Seguro que podemos encontrar la mejor manera de hacerlo».
Siendo conscientes de esta necesidad de seguir comunicando, continuar teniendo contacto con la audiencia, en PRGarage tratamos, hace unos meses, de encontrar la manera de seguir llevando la esencia de los eventos presenciales a esta indeseable «nueva normalidad», aunando la seguridad con la creatividad, el control del aforo con la máxima difusión posible, lo aséptico de la situación con la espectacularidad de las luces, las pantallas y el escenario.
La solución ha terminado siendo «Virtual Arena», una plataforma propia para la realización de eventos online que consiguen transmitir sensaciones similares a las que nos dejan los eventos físicos. Se trata de un espacio interactivo para todo tipo de encuentros que se diseña en función de las necesidades particulares de cada proyecto.
Virtual Arena ofrece tres espacios diferentes: Arena, de grandes dimensiones, Sala Oval, un espacio de tamaño medio para reuniones, y Auditorio, una sala con asientos de capacidad variable. Los invitados pueden seguir el evento en la pantalla de cualquier dispositivo, móvil o sobremesa, además de a través de cascos de Realidad Virtual. Su versatilidad permite tener desde un único ponente a mesas redondas, actuaciones musicales, inserción de vídeos, ponentes que intervienen a distancia…
Todo esto es posible gracias a un set físico de unos 80 metros cuadrados que se coloca sobre un croma, que es donde en realidad sucede todo. Mediante un complejo sistema técnico la acción que tiene lugar en ese set se lleva a un escenario virtual realmente impresionante que es el que ve el espectador. El evento, además, puede celebrarse en directo o grabarse para una posterior emisión en streaming.
No sabemos cuánto tiempo más vamos a tener que seguir sin coincidir en un estreno o en una presentación, sin estrecharle la mano a un colega o sin disfrutar de un buen catering mientras compartimos los últimos cotilleos del sector, pero no queremos renunciar a la sensación que nos deja un buen evento cuando termina. Tampoco, como profesionales, queremos renunciar a esos nudos en el estómago, a esos nervios de punta y a ese «madre mía, quedan dos días y mira cómo estamos…» Por ahora tendremos que hacer todo esto de manera virtual, pero si los tiempos han cambiado, las soluciones también tienen que hacerlo.
