A la hora de organizar un evento, hay cientos de variables que un profesional debe tener en cuenta: tiempos, organización del espacio, ponentes, discurso, lista de invitados… Lamentablemente, toda la planificación del mundo puede no ser suficiente y que un error humano dé al traste con todo.
En un primer lugar, es necesario hacer un borrador mental de cómo se va a desarrollar el evento: cuándo llegarán los invitados, por dónde entrarán, dónde y cómo se van a sentar, quién va a contar qué y cuándo, si van a comer algo (qué, en qué momento y dónde), a qué hora está previsto que todo termine, a qué hora aproximadamente se irá el último invitado, si se va a regalar algo, cuándo se entregará… Todas las variables posibles.
Después hay que hace una escaleta de cómo se desarrollará el evento, plasmando sobre un papel (ya sea físico o digital) todas estas actividades, para ajustar tiempos, meter o quitar ponentes, ajustar discursos, perfilar el cóctel, eliminar lo innecesario… Llegados a ese punto, también será conveniente, si procede, hacer un plano en el que visualizar dónde se situarán los ponentes y cómo, si se trata de una mesa redonda, por ejemplo.
El discurso de los ponentes es otra variable que, en esta vorágine organizativa, es necesario atar muy en corto. Hay que medir cada una de las palabras que se van a contar, no solo su contenido por los objetivos comunicativos, sino por los tiempos. Los ponentes deben ensayar una y otra vez su discurso, aprenderse de memoria el Q&A (documento de posibles preguntas y respuestas para saber cómo reaccionar ante imprevistos) y sentirse muy seguros antes de empezar.
Teniendo en cuenta todas estas variables, planificando bien, anticipándolo todo con el suficiente tiempo y ensayando mucho, es probable que el evento salga lo mejor posible. Sin embargo, aún así, siempre surgirán imprevistos y errores humanos. Con casi toda seguridad, algo no llegará a tiempo o se romperá; o alguien cometa un error o se produzca un malentendido entre dos eslabones de la cadena.
Llegado a ese punto: no te hundas ni te flageles. Mantén la cabeza fría y piensa en cómo reaccionar de la mejor forma posible para solucionar el problema y seguir adelante. Es probable que mucha gente ni siquiera repare en que se ha producido un error.
Y si quieres consolarte y sentirte mejor, piensa en los Oscar 2017. Si en un evento de semejante envergadura, la cita del mundo del cine más importante del año, que ven de forma simultánea millones de personas de todo el mundo, que seguro que se planificó y ensayó hasta la saciedad, Warren Beatty y Faye Dunaway dijeron el ganador que no era… ¡Y que el equipo de La La Land estuvo 1 minuto y 45 segundos dando agradecimientos hasta que se destapó el error! Tienes que asumir que probablemente algo te saldrá mal. Lo dicho: si eso ocurre, piensa de forma constructiva y busca la forma de solucionarlo.